Menu

Anti-Spam beleid

Bij Finance Feeds nemen we het geven van toestemming serieus. Door gebruik te maken van onze diensten en akkoord te gaan met onze algemene voorwaarden, ga je ook akkoord met dit anti-spam beleid. Spam is mail die je verstuurd naar een persoon die je geen toestemming heeft gegeven om contact met hem/haar op te nemen over dat onderwerp.

Toestemming is echter een woord dat open staat voor meerdere interpretatie. Daarom zijn er in Nederland regels opgesteld voor het verzenden van e-mail in de Code E-mail. Hierin is vastgelegd wat wel en niet mag en hoe om te gaan met mailadressen. Door middel van onze software voldoe je bij nieuwe aanmeldingen aan de geldende regels. Het is echter wel belangrijk om deze code te kennen omdat deze ook geldt voor mailadressen die je zelf toevoegt.

Een eenvoudige samenvatting:

Het is oké om mailadressen van mensen toe te voegen die
- zich in hebben geschreven via jouw website
- klant bij je zijn en in de laatste twee jaar een product bij je af hebben genomen
- hun mailadres gegeven hebben in de wetenschap dat je contact met ze op zou nemen
- een offline formulier hebben ingevuld en aan hebben gegeven dat ze mail wilden ontvangen

Het is absoluut niet oké om mailadressen van mensen toe te voegen die
- op een gekochte lijst staan
- je al twee jaar niet gemaild hebt
- op een lijst staan die van een derde partij is
- je op internet of uit een andere maillijst gekopieerd hebt

Hoe zit het precies?

In Nederland geldt een algeheel spamverbod. Iedere verzender moet vooraf toestemming verkrijgen om te communiceren via e-mail. Verder zijn er vereisten over de verzending, inhoud, het gebruik van bestanden en de afmeldprocedure. De regels gelden zowel voor B2B e-mail als e-mail aan consumenten (persoonlijke e-mail is uitgesloten).

Deze wettelijke regels zijn aangevuld en verduidelijkt in de Code E-mail. Omdat deze code onderdeel wordt van de Nederlandse Reclame Code, wordt hij ook gehandhaafd door de Reclame Code Commissie. De code geldt voor het hele Nederlandse bedrijfsleven. Overtreding kan leiden tot een fikse boete.

Checklist Code E-mail

Wat moet je allemaal controleren om te zien of je aan de bestaande wetgeving en aan de Code E-mail voldoet? We geven een aantal van de belangrijkste punten in een checklist.

Toestemming vragen

  • Er wordt altijd toestemming gevraagd voor het toezenden van commerciële e-mail. Ook een eerste mail met de vraag voor een opt-in voor je nieuwsbrief valt hieronder.
  • De ontvanger geeft zelf actief toestemming voor het ontvangen van commerciële e-mail; er zijn geen vooraf aangevinkte vakjes op een inschrijfformulier.
  • Op de inschrijfpagina wordt duidelijk gecommuniceerd dat het e-mailadres gebruikt zal worden voor het toezenden van commerciële e-mail en/of derdenverstrekking.
  • Toestemming wordt niet via Algemene Voorwaarden of een Privacy Statement gevraagd, dit geldt niet als toestemming (want niemand leest deze).
  • Indien de frequentie erg afwijkt van de te verwachten hoeveelheid, bijvoorbeeld dagelijks bij een nieuwsbrief, moet dit ook worden vermeld in de toelichting op de inschrijfpagina.
  • Bij het aanmelden wordt de identiteit van de bestandseigenaar/bestandseigenaren duidelijk aangegeven.

Er is één uitzondering:

Je hoeft geen actieve toestemming te vragen voor verzending van commerciële e-mail aan huidige klanten. Dit mag alleen als:

  • Het eigen en gelijksoortige producten of diensten betreft. Dus producten uit het eigen assortiment waarvan de ontvanger logischerwijs kan bedenken dat de dit tot het aanbod hoort.
  • Indien het e-mailadres is verzameld bij de verkoop of later is aangevuld door de klant, dus niet verrijkt door middel van een extern bestand.
  • Als er bij het verzamelen aan is gegeven dat het e-mailadres gebruikt gaat worden voor verzending van commerciële e-mail.
  • Er bij het verzamelen de mogelijkheid is gegeven tot verzet / afmelden.
  • Er moet rekening worden gehouden met de economische levensduur van het product bij toestemming in het kader van een verkoop. Bij de aanschaf van een auto zal iemand langer klant zijn, dan bij de aanschaf van een pennenset. Dus niet verzenden aan oude ex-klanten!

Natuurlijk mag je altijd mailen als er actieve toestemming is gegeven.

Afmelden

  • In iedere e-mailcommunicatie is de mogelijkheid voor de ontvanger om zich eenvoudig en kosteloos af te melden.
  • De ontvanger hoeft niet in te loggen voordat hij zich kan afmelden.
  • In het geval van derdenverstrekking (hostmailings/ dedicated e-mail) moet de ontvanger zich ook af kunnen melden bij de bestandseigenaar. Om dit mogelijk te maken moet de bestandseigenaar zich kenbaar maken in de e-mail en de mogelijkheid tot verzet bieden (de adressen zijn immers geen eigendom van de adverteerder). De adverteerder moet erop toezien dat dit gebeurt.
  • Heb je meerdere merken (labels): de afmelding is altijd tenminste op het niveau van de aanmelding. Dus niet 1x toestemming vragen op niveau van het moederbedrijf en 3x afmelden op niveau van de merken.
  • Iedere afmelding wordt door de bestandseigenaar direct (onverwijld) ingewilligd.

Identiteit en herkenbaarheid

  • Iedere mail heeft een functioneel en werkend reply-adres. No-reply mag niet meer. Het is dus ook niet de bedoeling om het ‘no-reply’-adres gewoon anders te noemen dan ‘no-reply’, het gaat erom dat je een echt functioneel en werkend reply-adres gebruikt.
  • De naam van de bestandseigenaar staat bij iedere verzending in het Van-veld.
  • Je commerciële boodschap mag niet misleidend / gecamoufleerd zijn. Reclame via e-mail moet duidelijk als zodanig herkenbaar zijn. door opmaak, presentatie, inhoud of anderszins.

Bron uitleg Code E-mail: FrankWatching

Hoe weten we of je toestemming hebt

Het is jouw verantwoordelijkheid dat je alleen personen mailt waarvan je toestemming hebt en die voldoen aan bovengenoemde criteria onder het kopje "oké om mailadressen toe te voegen". We houden in de gaten of je je aan ons anti-spam beleid houdt. Onze software is gekoppeld aan de spam-rapportage systemen van bijvoorbeeld Hotmail en AOL. Als je iemand mailt zonder toestemming en die persoon markeert de mail als spam dan is dit direct zichtbaar. Als dit percentage hoger is dan 0,3% van de ontvangers (dus 30 klachten op 10.000 ontvangers) dan ontvang je van ons een waarschuwing en zullen we met je in overleg treden om tips te gven. Hogere percentages spam-klachten of het niet opvolgen van onze tips zullen resulteren in het blokkeren van het account. Uiteindelijk is het een kwestie van logisch nadenken. Niemand wil spam ontvangen. Verplaats je daarom in je klant en stel hem centraal. Je verstuurt via ons geweldige nieuwsbrieven, maar zorg er altijd voor dat je vooraf even toestemming vraagt.

Als we ontdekken dat één van onze klanten mensen zonder toestemming mailt dan zullen we hun account direct beëindigen. 

Contact